Ihre Aufgabe als Schriftführer ist vielfältig und kann natürlich auch an andere Personen delegiert werden, verantwortlich sind aber Sie in Ihrer Funktion als Schriftführer.
Wahl oder Kooptierung
Nach erfolgter Wahl, oder Kooptierung in den Vorstand ist innerhalb kürzester Zeit (max. 4 Wochen) die Vereinsbehörde über die Änderung im Vorstand zu informieren. Bitte geben Sie dazu die ZVR Nummer (Zentrales Vereinsregister) des Vereins an. Bitte auch sehr deutlich machen, ob es sich um eine Neuwahl, oder um eine Nachbesetzung handelt. Leider wird das bei den Behörden oft verwechselt und dann stimmt die Funktionsperiode nicht mehr überein.
Bei der Meldung ist das Geburtsdatum und der Geburtsort des Vorstandsmitglieds anzugeben und auch zu unterschreiben. Sie haben die Möglichkeit, eine solche Liste mit dem SVÖ-Manager zu verwalten.
Ebenso ist zeitnah eine Meldung über den neuen Vorstand (oder auch die Änderung) an die SVÖ-Verwaltung zu senden. Sehr hilfreich und zeitsparend, sowohl für den Schriftführer der OG, als auch für die SVÖ-Verwaltung, ist hier die Verwendung der Liste aus dem SVÖ-Manager.
Bitte überprüfen Sie auch nach entsprechender Zeit mit einem Blick auf die Homepage der Behörde, ob Ihre Meldung auch tatsächlich angekommen und durchgeführt wurde (http://zvr.bmi.gv.at/Start). Die Änderung gegebenenfalls auch auf der eigenen Vereinshomepage durchführen.
Mitgliederverwaltung
Ihr SVÖ-Manager wurde Ihnen mit den Mitgliedern Ihrer OG zum Stand der Auslieferung zur Verfügung gestellt. Sie haben auch sehr viele andere Personen im Verzeichnis, dies sind Züchter, Tierärzte, Richter usw., die für die Datenbank benötigt werden. Bitte löschen Sie diese NICHT heraus. Sie haben natürlich nicht alle SVÖ-Mitglieder in der Datenbank, das würde der Datenschutz nicht zulassen. Aber Sie haben z.B. alle Vorsitzenden anderer SVÖ-Ortsgruppen, da dies ja bekannte und veröffentlichte Daten sind.
Neuanmeldung
Wenn sich ein Mitglied anmeldet, müssen Sie die Person anlegen und die Mitgliedschaft vergeben. Die Mitgliedsnummer wird erst bei der Erfassung in der SVÖ-Verwaltung vergeben und kann bei dringendem Bedarf abgefragt werden, oder mit der nächsten Mitgliederliste ergänzt werden.
Die von Mitglied und Vorsitzenden unterschriebene Beitrittserklärung senden Sie bitte an die SVÖ-Verwaltung. Grundsätzlich sollte uns das Original per Post geschickt werden, wir akzeptieren aber auch gut leserlich eingescannte Dokumente (bitte überprüfen Sie die Lesbarkeit)
Mitgliedskarten
In der SVÖ-Verwaltung wird das Mitglied erfasst und erhält ein Begrüßungsschreiben samt Mitgliederkarte. OG-Wechsler erhalten keine neue Karte, da für die Datenverarbeitung nur der Name in Zusammenhang mit der Nummer wichtig ist. Auch bei einer Adressänderung wird keine neue Karte ausgestellt. Wenn dies doch gewünscht ist, dann wird ein Betrag von € 10,-- in Rechnung gestellt.
Mitgliederlisten
Jede OG erhält drei Mal jährlich eine Mitgliederliste (Februar, Juni und November). Zwischendurch benötigte Mitgliederlisten müssen verrechnet werden und können aus Datenschutzgründen nur an den Vorsitzenden geschickt werden, oder er beauftragt uns, diese an jemanden anderen zu senden.
Abmeldungen
Abmeldungen können grundsätzlich jederzeit erfolgen. Wenn kein Stichtag angegeben wird (z.B. per 31.12. oder 30.6.) erfolgt die Abmeldung mit Datum der Sendung bzw. Ausstellung.
Per 31.12. (also damit für das folgende Jahr keine Verrechnung mehr erfolgt), kann bis 20.2. abgemeldet werden.
Abmeldungen per 30.6. müssen auch tatsächlich bis 30.6. bei der SVÖ-Verwaltung eingelangt sein.
Verrechnungszeiträume
Die erste Fakturierung der Mitgliedsbeiträge erfolgt nach dem 20.2. des laufenden Jahres. Neubeitritte sind in dieser Rechnung noch nicht enthalten, da das 1. Halbjahr verrechnungstechnisch von der Endabrechnung des Vorjahres (November) bis 30.6. dauert. Diese Neuzugänge werden dann im November bei der Endabrechnung fakturiert.
Die zweite Rechnung erhält die OG Ende Juni, auch dort sind weder Zu- noch Abgänge berücksichtigt, diese werden ausschließlich im November verrechnet.
Prüfungen
Spätestens vier Wochen vor der Prüfung ist eine Veranstaltungsgenehmigung bei der SVÖ-Verwaltung einzureichen. Bitte unbedingt auch Fährtenleger und Schutzdiensthelfer angeben. Wenn nur Eigenfährten gemacht werden, bitte das Häckchen setzen, sonst muss unnötig nachgefragt werden.
Die Personen und Hunde sind zu erfassen und die Prüfung muss angelegt werden. Richterblätter sind für den Richter vorzubereiten. Am Tag der Veranstaltung muss dem Richter unbedingt die Veranstaltungsgenehmigung und die Erklärung des Prüfungsleiters vorgelegt werden. Leistungshefte und Ahnentafeln sind vor der ersten Disziplin einzusammeln.
Bei Vorliegen einer Ahnentafel muss die Ausstellung des Leistungsheftes gleichlautend in Ahnentafel und Leistungsheft erfolgen. Dies kann durch die OG, oder durch den Richter erfolgen.
Während der Prüfung sind laufend die Punkte zu erfassen, danach Bewertungslisten ausdrucken und vom Richter und Prüfungsleiter unterschreiben zu lassen. Ein Satz ist unverzüglich an die SVÖ-Verwaltung einzusenden. Bitte auch sehr zeitnah die Exportdatei (xml-Datei) per E-Mail an die SVÖ-Verwaltung senden.
Vorabmeldungen von Prüfungen
Ab 1.1.2020 müssen die Teilnehmer spätestens bis Dienstag (24.00 Uhr) VOR der Prüfung an die SVÖ-Verwaltung gemeldet werden. Davon ausgenommen sind nur Agility und Breitensport. Die Liste kann mittels SVÖ-Manager mit wenigen Schritten automatisch an die SVÖ-Verwaltung gemailt werden.
Vorstandsitzungen
Lt. Statuten muss die Einladung zu Vorstandssitzungen bis 1 Woche vorher erfolgen. Streitigkeiten in der Vergangenheit haben gezeigt, dass eine Unterschreitung dieser Frist durchaus zu großen Problemen führen kann.
Ein genaues Protokoll ist bei jeder Vorstandssitzung zu führen. Anschaffungen und finanzielle Verpflichtungen sind unbedingt zu protokollieren.
Die Neuaufnahme von Mitgliedern muss jedenfalls unbedingt protokolliert werden.
Einladung Jahreshauptversammlung
Die Einladung ist 14 Tage vor der Versammlung an ALLE Mitglieder auszusenden. Auch hier kann es zu rechtlichen Problemen führen, wenn Mitglieder keine Einladung erhalten. Zeitgleich ist eine Kopie der Einladung an die SVÖ-Verwaltung zu senden.
Bei der Jahreshauptversammlung ist ebenfalls ein genaues Protokoll zu führen, eine Anwesenheitsliste unterschreiben zu lassen und es muss jedenfalls überprüft werden, ob die anwesenden Mitglieder auch tatsächlich stimmberechtigt sind. Mitglieder die den Mitgliedsbeitrag nicht bezahlt haben, Doppelmitglieder, Schnuppermitglieder und Fördermitglieder haben kein Stimmrecht !!
SVÖ-Nachrichten
Ortsgruppenberichte für die SVÖ-Nachrichten sind bis 15. des Vormonats einzusenden. Für Jänner, Februar/März und September/Oktober gelten andere Redaktionsschlüsse.
Jänner 5.12.
Februar/März 31.1.
September/Oktober 31.8.
Es können pro OG-Bericht zwei Fotos veröffentlicht werden. Die Fotos dürfen nicht in das Dokument eingebunden sein, sondern müssen als Fotodatei geschickt werden. Die Fotos sollten von guter Qualität sein (keine Fotos von Homepages oder aus Facebook!!!)
Der Bericht sollte in einem Fließtext geschrieben sein, also keine Tabulatoren oder Aufzählungszeichen enthalten, da diese händisch herausgelöscht werden müssen.
Sehr hilfreich ist es, so zu beginnen:
OG Nr. OG Name
Text, Text, Text
Ehrungen
Ehrungen für langjährige Mitglieder müssen durch die OG eingereicht werden. Es gibt dazu ein Formular auf der Homepage.
Auf den zugeschickten Mitgliederlisten steht immer das erste Eintrittsdatum im SVÖ. Das bedeutet aber nicht, dass derjenige auch tatsächlich durchgehend Mitglied war. Im SVÖ-Manager sind beim Mitglied selber die letzten ca. 10 Jahre nachzuvollziehen. Bei älteren Mitgliedschaften muss dies in der Verwaltung in einem alten EDV-Programm überprüft werden.
Ehrungen zu Hundeführersportabzeichen müssen ebenfalls aktiv eingereicht werden. Üblicherweise macht das die OG für das Mitglied.
Funktionärsabzeichen können bis zum silbernen Abzeichen formlos eingereicht werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Voraussetzungen sind
Das goldene Funktionärsabzeichen wird auf Beschluss der Bundesleitung vergeben.
Diese Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wird laufend ergänzt werden!!
